Samarinda, infosatu.co – Menyelaraskan langkah dengan era digital, Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) menggelar bimbingan teknis (Bimtek) pengelolaan arsip dinamis di Hotel Ibis pada Kamis, 31 Juli 2025.
Kegiatan ini menjadi tonggak awal peningkatan kompetensi aparatur sipil negara dalam tata kelola arsip berbasis teknologi.
Bimtek ini merupakan bagian dari rangkaian kegiatan penguatan sistem pengelolaan arsip aktif dan inaktif. Acara ini juga mengacu pada Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2019 yang mengatur tentang penyelenggaraan kearsipan.
Dalam aturan tersebut dijabarkan tata kelola arsip secara menyeluruh, mulai dari perencanaan, pengelolaan, pembinaan, pengawasan, hingga pendanaan di lingkungan pemerintah.
“Kegiatan ini penting karena pengelolaan arsip yang efisien dan akuntabel merupakan tulang punggung administrasi pemerintahan yang baik,” ujar Edi Hermawanto Noor, Sekretaris Diskominfo Kaltim.
Menurutnya, pelaksanaan Bimtek ini menjadi bagian dari rangkaian kegiatan strategis yang bertujuan membentuk tata kelola arsip yang sesuai kaidah dan regulasi.
Tak hanya memperkuat kemampuan teknis, kegiatan ini juga diharapkan mendorong implementasi sistem pengelolaan arsip yang lebih tertib dan standar.
Srikandi atau Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi menjadi salah satu titik tekan dalam pelatihan ini.
Aplikasi tersebut merupakan platform nasional yang wajib digunakan oleh seluruh perangkat daerah sebagai bentuk implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
“Penggunaan Srikandi bukan hanya soal regulasi, tapi tentang kesiapan SDM kita dalam menguasai keterampilan teknis untuk mendukung sistem pemerintahan yang efisien,” tambah Edi.
Dalam kegiatan ini, Diskominfo Kaltim menggandeng Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kalimantan Timur sebagai mitra.
Narasumber utama dalam bimtek, Indah Kurnia, Arsiparis Penyelia dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kaltim, menegaskan bahwa pengelolaan arsip adalah proses yang melekat pada setiap kegiatan administratif.
Ia menyoroti minimnya kesadaran sebagian lembaga akan definisi dasar arsip itu sendiri.
“Arsip adalah rekaman kegiatan. Setiap dokumen yang dihasilkan dalam aktivitas resmi pemerintah, baik fisik maupun digital, adalah bagian dari arsip. Dan pengelolaan arsip dinamis itu kegiatan yang harus berjalan paralel dengan proses kerja lembaga,” ujar Indah.
Ia menambahkan bahwa arsip dinamis adalah jenis arsip yang masih digunakan secara aktif dan karena itu membutuhkan sistem pengelolaan yang teratur mulai dari penciptaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi.
“Kalau tidak dikelola dengan baik, risiko kehilangan informasi dan duplikasi kerja akan semakin besar. Belum lagi dari sisi pertanggungjawaban hukum dan administrasi yang bisa jadi masalah serius di kemudian hari,” katanya.
Indah juga menegaskan bahwa Diskominfo, sebagai instansi strategis dalam penyebaran informasi publik dan tata kelola komunikasi pemerintahan, wajib berada di garda depan dalam penguatan sistem kearsipan berbasis digital.
Dalam konteks ini, Diskominfo Kaltim didorong untuk tidak hanya memahami fungsi kearsipan sebagai kewajiban legal formal, tetapi juga sebagai fondasi integritas informasi publik.
Apalagi dalam era keterbukaan informasi, aksesibilitas terhadap arsip merupakan cermin dari transparansi dan akuntabilitas birokrasi.
“Kita harapkan dari pelatihan ini akan lahir SOP yang baku, tim arsip yang terlatih, dan komitmen kelembagaan yang kuat untuk menjadikan pengelolaan arsip sebagai prioritas, bukan pelengkap,” tutup Indah. (Adv/diskominfokaltim)
Editor: Nur Alim
